フリーランスの入金確認は必要？10年以上で初めて入金漏れに遭って見直したこと

先日フリーランスになって初めて「支払予定日を過ぎても入金されていない」という経験をしました。

しかも、相手は規模の大きい企業です。

これまで取引先からの入金で大きなトラブルになったことがなかったので、正直かなり驚きました。

入金されていないことに気づいたのは、確定申告用の管理ツールへ情報を入力するため、銀行口座を確認していたときです。

帳簿まわりの作業は一応毎月していますが、「毎月○日に必ずすべての入金を確認する」とまでは決めていませんでした。

今回のことで改めて感じたのが、請求書を出したら終わりではなく、入金されたことを確認するところまで管理するべきということです。

この記事では、実際に入金漏れに気づいたときの流れと、フリーランスが無理なくできる入金確認の方法を整理します。

入金漏れに気づいたのは、口座を確認していたときだった

今回、入金されていないことに気づいたきっかけは、確定申告用の記録をつけるために銀行口座を見たことでした。

確認してみると、入っているはずの報酬がありません。

10年以上フリーランスをしてきて、こうした経験は初めてでした。

気づいたあと、すぐ取引先へ連絡しました。

この時点では単純に、

「入金が確認できていません」

という事実を伝えて確認をお願いしました。

ただ、すぐには返答がなく、その後「10日ほど後に入金する」という趣旨の連絡がありました。

入金を急いでいるわけじゃないけれど、「10日もかかるのか」と思っていると、その後「翌日に入金する」と再度連絡があり、実際に対応してもらえました。

最終的には入金してもらったので問題はないのですが、10年以上仕事をしてきて初めてのことだったので、「請求しているのだから、予定日に入金されるだろう」と確認を相手任せにしない方がいいと考えるきっかけになりました。

取引先の規模と、入金確認をするかどうかは別

今回特に意外だったのは、取引先が規模の大きい企業だったことです。

逆に、これまで取引してきた規模の小さい企業や事業者からは、きちんと入金してもらっていました。

もちろん、この一例だけをもとに、

「大企業でも信用できない」
「小さい会社の方が安心」

という話にはできません。

企業の規模に関係なく、事務処理のミスや確認漏れが起こる可能性はあります。

だから、

「信用している取引先だから確認しなくていい」

ではなく、

「信用して取引することと、入金を確認することは別」

として考える方がよさそうです。

請求書を送ったら、支払期日も管理する

フリーランスの請求業務では、

請求書を作る。
送る。
完了。

になりがちです。

でも、本来確認したいのは、その後です。

支払期日になったら、請求した金額が実際に入金されているか。

フリーランス法の適用対象となる取引では、発注事業者は報酬額や支払期日などの取引条件を明示し、原則として給付を受領した日から60日以内のできる限り短い期間で支払期日を設定して、その期日までに報酬を支払う必要があります。

フリーランス側としても、まず契約や発注条件で、

• 請求額
• 請求日
• 支払期日
• 振込先
• 実際の入金日

を確認できる状態にしておくと、未入金にも気づきやすくなるでしょう。

フリーランスの入金確認はどう管理する？

入金確認の方法に、全員共通の正解があるわけではありません。

取引先が数社だけなら、簡単な方法でも十分です。

案件数や請求件数が増えてきたら、少しずつ仕組み化した方が管理しやすくなります。

支払日にカレンダーやリマインダーを入れる

一番簡単なのは、請求書を送った時点で支払期日をカレンダーへ登録する方法です。

「○社　○月分入金確認」

くらいで十分です。

請求書を送る作業とセットで登録しておけば、「そういえば入っていたっけ？」となるのを防ぎやすくなります。

スプレッドシートで一覧にする

請求先が増えてきたら、ExcelやGoogleスプレッドシートなどで管理する方法もあります。

最低限、

• 取引先
• 請求額
• 請求日
• 支払期日
• 入金済み／未入金
• 実際の入金日

がわかれば十分です。

請求書管理では、「入金待ち」と「入金済み」を分けて管理する方法も一般的です。freeeの請求書管理に関する解説でも、発行側の請求書を入金待ち・入金済みに分けて管理する方法が紹介されています。

請求書・会計ツールの入金管理機能を使う

請求件数が多くなってきたら、ツールを使う方法もあります。

請求書管理ツールの中には、

未入金
入金済み
入金日
入金額

などを管理できるものがあります。

たとえばマネーフォワード クラウド請求書には、請求書を「未入金」「入金済み」に分けて管理し、入金日や入金額を記録する機能があります。会計・確定申告サービスとの連携によって、銀行の入金明細と入金予定を紐づけることもできます。

必ず有料ツールを使う必要はありません。

管理する請求が少ないうちはカレンダーや表計算でも十分です。

大事なのは、自分が忘れにくい方法で「未入金のもの」が見える状態にすることです。

毎月の帳簿入力と一緒に確認する

今回、私が入金漏れに気づいたのもこの方法でした。

確定申告用の管理ツールへ入力するために口座を見る。
そのときに、請求していた金額が入っているかも確認する。

すでに毎月行っている作業とセットにすれば、新しく管理時間を大きく増やさなくても確認できます。

ただし、支払期日から帳簿入力まで間が空く場合は、その分だけ未入金に気づくのも遅くなります。

支払日だけはリマインダーを入れておくなど、組み合わせてもよさそうです。

入金されていなかったら、まず事実を確認する

支払期日を過ぎても入金が見当たらない場合、すぐに「未払いだ」と決めつける必要はありません。

まず、

• 支払期日は合っているか
• 金融機関の休業日と重なっていないか
• 請求書の金額は合っているか
• 振込先口座に間違いはないか
• 別の名義で振り込まれていないか

などを確認します。

それでも入金が見つからなければ、取引先へ確認します。

最初の連絡なら、「○月○日支払予定の請求について、現時点で入金を確認できていません。お手数ですが、ご状況をご確認いただけますでしょうか」くらいで十分です。

今回も、最初から相手を責める必要はありませんでした。

重要なのは、気づいた時点で放置せず確認することです。

フリーランスのお金管理は、入金までが仕事

10年以上フリーランスをしていても、今回のようなことは起こりました。

ありがたいことにこれまで問題なく支払ってもらえていたこともあり、「請求書を出せば、その日に入るもの」として扱っていた部分があります。

でも、請求書を送ることと、実際にお金を受け取ることは別です。

請求する。
支払日を把握する。
入金を確認する。
入っていなければ確認する。

ここまでをひとつの流れにしておく。

今回の入金漏れは、自分の杜撰さを反省する良い機会にもなりました。

取引先を疑いながら仕事をする必要はありません。
ただ、信頼していることと、自分のお金を自分で管理することは両立します。

ひとりで仕事をしているからこそ、請求書を出して終わりではなく、入金されたところまで確認する。

基本的なことですが、長く仕事を続けるためにも習慣にしておきましょう。